Een origineel uniek groepuitje organiseren, dat is zo makkelijk nog niet

Er zitten helaas wat valkuilen er in het organiseren van een leuk origineel groepsuitje.

Gemiddeld gesproken neem jij deel aan 2,7 groepsuitjes per jaar. Dat kan een bedrijfsuitje zijn, maar ook een uitstapje met je sportteam, een vriendenweekend, familiereünie of dagje weg met de buurtvereniging.

De kans dat je dat uitstapje moet organiseren, is een stuk kleiner, jullie gaan nl met bv 34 mensen op pad, maar slechts 1 of 2 mensen zijn belast met de organisatie. En voor die “gelukkigen” is dit artikel geschreven, alle andere kunnen nu weg klikken.

Aangezien wij vaak benaderd worden door die organisatoren, hebben we een goede kijk gekregen op clubjes waarbij de organisatie top verloopt, en waar de ellende er aan alle kanten uit puilt. En dat laatste, dat moet je niet willen. Daarom deze blog, we willen je helpen om die valkuilen te omzeilen.

Waar moet je op letten bij het organiseren van een origineel groepsuitje?

Hier een aantal tips voor het organiseren van een leuk origineel groepsuitje.

Maak een plan.

Het is maar de vraag of je oorspronkelijke plan uit komt, maar het is wel een handleiding.
Start je plan met het doel van je uitje. Dat is steeds een referentie om te checken of je planning gaat slagen of niet. Een doel kan “teambuilding” zijn, maar ook een “feestje vieren omdat jullie iets speciaals hebben bereikt, of gewoon een gezellig samenzijn met de familie.
Beschrijf in je plan wat je wensen zijn (een of meerdere activiteiten, eten en drinken, evt overnachtingen en vervoer) en bepaal welke onderdelen het belangrijkst zijn.
Maak ook een deelnemerslijst, prik een datum en kijk naar de beschikbaarheid van de deelnemers.
Maak een tijdsplanning en maak die niet te krap. Een “groep mensen” laat zich vaak moeilijk sturen in tijdsdruk, dus een half uurtje pauze is vaak handiger dan een strak schema.

Budget

Dat is een serieus breekpunt voor organisatoren. Maar dit is ongeveer het belangrijkste kader van je planning. Dus zorg dat je duidelijk hebt hoeveel geld je uit mag geven.
Als je een bedrijfsuitje moet regelen bepaalt de werkgever je budget, dat is verdomd handig. Bij vriendenuitjes of vrijgezellenfeesten is het vaststellen van je budget lastiger, want daar heeft iedere deelnemer een eigen visie op. Bij dit soort uitjes zijn de mensen die het laagste budget aangeven doorgaans de beste optie die je kunt aanhouden. Als je over hun budget gaat zullen er mensen afvallen.
En laten we eerlijk zijn, je kunt nooit in de portemonnee van iemand anders kijken, laat staan hun prioriteiten bepalen.
Indien je merkt dat er slechts 1 deelnemer (of 1 stel) wel een heel laag budget wil spenderen, is het een optie om hen de keuze te geven slechts 1 deel van jullie uitje mee te gaan. Dan kom je in ieder geval een beetje tegemoet aan hun wensen.
Zet in je plan wat je maximum budget is en zorg dat je je daaraan houdt.

Verzamel informatie.

Ga zoeken naar aanbieders van activiteiten en diensten die jullie dag mogen gaan verzorgen. Informeer naar de beschikbaarheid en kijk wat hun diensten kosten.
Vraag ook gerust rond in je netwerk, wat anderen gedaan hebben en hoe dat beviel. Je bent niet de eerste met die klus, er zijn al vele voorgegaan en die hebben veel informatie.
Maak daar aantekeningen van, ook zaken die later af vallen zijn altijd handig om nog eens terug op te snorren. Organisatoren van groepsuitjes doen dat doorgaans in diverse groepjes, en wat bij je familie niet van toepassing is kan verdomd handig zijn bij een bedrijfsuitje.

Stel prioriteiten.

Zet in je plan welke onderdelen het belangrijkste zijn, en welke van minder belang zijn. Het zou verdomd onhandig zijn als je een bus transport hebt geregeld maar dat daardoor geen budget meer over is voor een gave activiteit of een gezellig etentje.
Probeer in die prioriteiten je ook te verplaatsen in de deelnemers: Vinden zij jouw ideeën ook wel leuk? Zo zou het zomaar kunnen dat je zelf heel graag een middag wil gaan schilderen en tekenen of diepzeeduiken, dus vraag je af of de deelnemers daar op zitten te wachten.
Bonustip: ga niet te veel in overleg met alle deelnemers, als je iedereen betrekt in jouw organisatie dan steek je je in een wespennest. Mensen die geraadpleegd worden willen ook gehoord worden en als je 45 mensen gaat raadplegen kun je nooit voldoen aan alle 45 wensen.

Houdt het veilig.

Als organisator ben jij verantwoordelijk voor deze dag, en mensen zullen je aan je jas trekken als er iets vervelends gebeurt. En je moet zelf ook een leuke dag hebben, ook niet onbelangrijk. Ga je dus geen risicovolle capriolen op de hals halen.
En speciaal voor vrijgezellenfeesten: de voorpret is vaak erg groot, maar op de dag zelf is het niet altijd handig de vrijgezel vreemd uit te dossen en te belasten met gênante opdrachten.
Vooral voor de vrijgezel moet het veilig blijven, hij/zij heeft nl binnenkort een groot feest waar zijn/haar aanwezigheid bij noodzakelijk is.
Als richtlijn kun je aanhouden dat bergbeklimmen hartstikke gevaarlijk is, vuurspuwen is volkomen veilig en parachutespringen hangt er om.

Maak je plan definitief, en ga de onderdelen reserveren.

Kortom: Bel De Rooie Sok en vraag ze om de workshop vuurspuwen, de brandweermiddag, de workshop Dutch Oven Cooking of vuur maken vast te leggen. Je mag natuurlijk ook andere bedrijven inschakelen maar die geven geen van alle 100% tevredenheidsgarantie.
Publiceer je dag naar de deelnemers, datum, aanvangstijd en plek waar jullie starten is wel handig. Het is ook aan te raden dat je mensen wat informatie geeft mbt kleding en te verwachtte eindtijd.
Indien de deelnemers zelf de kosten moeten betalen is het ook belangrijk dat je eerst geld van de gasten ontvangt voordat je de boeking definitief maakt. Veel organisatoren berekenen je namelijk een no-show, dus moeten jullie betalen voor de gasten die op het laatst af zeggen. De Rooie Sok hoort overigens niet tot die organisaties, we zijn al heel blij dat jij gasten komt brengen, dus jij mag nooit hoeven op te draaien voor die lui die het af laten weten.

Laatste check

Check enkele dagen voor jullie dagje weg of alle gemaakte afspraken goed in alle agenda’s staan. Het zal de eerste keer niet zijn dat er tijdens een voortraject data besproken zijn die bij de definitieve reservering niet zijn bevestigd. Bij zowel deelnemers als “toeleveringsbedrijven”, dus een check is niet overbodig en kost je weinig tijd.

ENJOY je dagje weg

En maak foto’s en filmpjes, want jullie willen graag een aandenken aan jullie uitje. (informeer bij deelnemers wel even of foto’s openbaar gemaakt mogen worden, niet iedereen vind dat namelijk prettig.
Veel organisaties die de onderdelen van jullie dag verzorgen zijn ook vaak erg blij met mediabeelden, wij van De Rooie Sok in ieder geval wel. Wij worden erg blij van vrolijke enthousiaste mensen.